Gut geplante Schülerreisen verbinden Spaß, Bildung und ein gestärktes Gemeinschaftsgefühl. Schüler und Lehrer verbringen Zeit miteinander und lernen sich von ihrer privaten Seite kennen. Wir haben für Sie noch einmal die wichtigsten Punkte für eine erfolgreiche Schülerreise zusammengefasst – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nacharbeit. Wir freuen uns übrigens über Ihr Feedback, Ihre Ergänzungen und Fragen.
Schülerreise – am Anfang steht das Ziel
Grundsätzlich sollte eine Klassenfahrt so zusammengestellt sein, dass sie den Schülern eine angenehme Abwechslung aus Bildungsinhalten und Freizeit bietet. Um diese heterogene Truppe eine Woche lang bei Laune zu halten, ist es sinnvoll, die jungen Leute um Vorschläge für die Schülerreise zu bitten und im Anschluss abzustimmen. Dabei schränkt die Vorgabe eines Mottos die Zielwahl automatisch ein und regt die Schüler zum Nachdenken an.
Schülerreisen – Grundsätzliches zur Organisation
Bitte denken Sie daran, mit den Planungen für Ihre Klassenfahrt rechtzeitig zu beginnen, das heißt durchaus: Sechs bis zwölf Monate vor dem geplanten Beginn der Schülerreise. Nicht nur bezahlbare Unterkünfte, sondern auch gesuchte Abendveranstaltungen sind schnell ausgebucht. Achten Sie deshalb auf die rechtzeitige Anmeldung zur Klassenfahrt, am besten schon ein Jahr vor Ihrem Wunsch-Reisetermin. Zudem können Sie bei rechtzeitiger Antragstellung eine Reihe von Fördermöglichkeiten nutzen, die je nach Schulbezirk oder Bundesland unterschiedlich ausfallen.
Checkliste für die Schülerreise – Teil 1: Vorbereitung
Sechs bis 12 Monate vor Beginn Ihrer Klassenfahrt
- Zielwahl und Reservierung/Buchung der Unterkunft
- Abschluss einer Reiseversicherung, um Stornokosten aufzufangen
Spätestens sechs Monate vor Beginn Ihrer Klassenfahrt
- Anfrage und Buchung von Veranstaltungen
- Erstellung eines Reiseprogramms (Lenk- und Ruhezeiten des Fahrers beachten)
- Organisation von Informationsmaterial für die Schüler zu den örtlichen Besonderheiten
- Mitteilung an die Eltern über mitzuführende Papiere wie Personalausweis und Reiseerlaubnis für Minderjährige, einer Vollmacht für die Begleitpersonen und Angabe zur Erreichbarkeit der Eltern (sollte unterwegs ein Notfall eintreten)
- gibt es Schüler mit gesundheitlichen Einschränkungen oder Medikamentenpflicht? Können diese speziellen Betreuungsbedürfnisse während der Fahrt erfüllt werden?
Zehn Wochen vor Reiseantritt
- Bei Reisen in Länder mit Visumspflicht: Beantragung der Visen
Sechs Wochen vor Beginnn der Klassenfahrt
- Zusammenstellung wichtiger Rufnummern und Adressen am Zielort, wie beispielsweise medizinischer Notdienst, Apotheken und Apothekennotdienst im Umkreis
- Zusammenstellung einer Adressliste und Liste der Eltern-Rufnummern für Notfälle
- Abgleich der Buchungszusagen mit der Planungsliste, gegebenenfalls Suche und Buchung von Ausweichveranstaltungen
- Erstellung eines „Notfallprogramms“ für schlechtes Wetter
- Ausgabe einer Liste für die Mindestausstattung der Jugendlichen, zum Beispiel für die Bekleidung bei einer Abendveranstaltung, für Schwimmbadbesuche und so weiter
- Erkundigung, ob eine Kaution hinterlegt werden muss und Aufnahme in Kalkulation und Checkliste
- Erkundigung, ob Bettwäsche und Handtücher von der Unterkunft gestellt werden und Aufnahme in die Checkliste
- Durchsicht der eingegangenen elterlichen Vollmachten und offiziellen Dokumente
- Ermittlung, ob spezielle Ernährungswünsche bestehen (Allergien, religiöse Gebote, vegetarische Ernährung) und Weitergabe an die Hotels
- Ermittlung der Zimmergrößen und Raumbelegung (alternativ: Raumbelegung während der Anfahrt zum Zielort festlegen)
- Organisation einer Reiseverpflegung
Am Tag vor Reiseantritt
- letzter Check der Papiere auf Vollständigkeit: Veranstaltungsablauf, Vouchers (Hotel, Sehenswürdigkeiten), Schulbescheinigung (für Ermäßigungen) und Teilnehmerliste
- Überprüfung, ob die Reiseverpflegung bereitsteht
- Erinnerung der Schüler an die Mitnahme geforderter Ausstattungen und Papiere
Am Reisetag
- Abschlusscheck der Liste
- Nachfrage bei den Schülern, ob ihr Gepäck vollständig ist
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