Checkliste – Organisation einer Klassenfahrt

Bald beginnt wieder der Planungsstress für Klassenfahrten. Viele junge Lehrer organisieren Ihre erste Schulfahrt und wissen vielleicht noch nicht genau wie dabei vorzugehen ist. Um Ihnen die Planung ein wenig zu erleichtern, haben wir die folgende Checkliste zur Organisation einer Klassenfahrt erstellt. Aber auch die „alten Hasen“, welche schon viele Schülerreisen durchgeführt haben, können von der Checkliste profitieren.

Checkliste:

  • Reisetermin mit der Schulleitung abklären und grundsätzliche Genehmigung einholen
  • Reiseziel mit der Klasse auswählen (vorzugsweise 3 verschiedene Reiseziele)
  • Richtlinien zu Schulwanderungen und Klassenfahrten des betreffenden Bundeslandes berücksichtigen
  • Kostenlimit festlegen
  • Entsprechender Angebote einholen, z. B. bei Reiseveranstaltern oder Reisebüros
  • Angebote mit der Klasse besprechen und Klassenbeschluss für ein Reiseziel/Angebot
  • Gesamtkosten der Klassenfahrt ermitteln
  • vorläufige Reservierung der Unterkunft bzw. Optionierung des Angebotes
  • Begleitpersonen z. B. Kollegen anwerben
  • Genehmigung der Schulleitung als Schulveranstaltung und Dienstreise für Klassenlehrer und Begleitpersonen einholen
  • schriftliche Einladung zum Elternabend oder Elternbrief mit Angabe über Fahrtziel, Transportmittel, Termin und Kosten – 1. Ratenzahlung
  • umfassende Information beim Elternabend über:
    • Ziele und pädagogischer Wert der Klassenfahrt
    • Vorstellung des Zielortes und der Unterkunft
    • grobe Übersicht zum Programmablauf der Klassenfahrt
    • Übersicht über Gesamtkosten und Termine für Teilzahlungen bzw. Restzahlung
    • Begleitpersonen vorstellen bzw. anwerben
    • Höhe des Taschengeldes festlegen
    • Hinweis auf wichtige Aspekte wie Teilnahme an Schwimmveranstaltungen, Verhalten bei Wanderungen, Radtouren und Freizeitaktivitäten und Rückführung aus disziplinarischen Gründen
    • Schriftliche Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten zur Kostenübernahme und für besondere Aktivitäten vor Ort z. B. Erlebnispädagogik
  • Buchung des Quartiers und des Transfers (Schulleitung muss unterschreiben)
  • Gegebenenfalls Rücktrittskosten-, Haftpflicht- oder Auslandskrankenversicherung abschließen
  • Antrag auf Zuschüsse an die Gemeinde oder Fördervereine
  • Klassenaktivitäten zu Gunsten der Reisekosten (Flohmarkt, Schulfest, Sammlung, Firmenspenden, Kuchenbasar, Buchverkäufe etc.)
  • Ansparen bei Banken oder Sparkassen evtl. mit Sparplan
  • Bedürftige Schüler können die Erstattung der Kosten durch das Sozialamt beantragen
  • konkretes Programm mit den Schülern unter Berücksichtigung von Eintrittspreisen und Öffnungszeiten ausarbeiten
  • Besichtigungstermine klären und Programmpunkte anmelden
  • Dokumentation für die Nachbearbeitung der Klassenfahrt planen, z. B. wer für die Fotos zuständig ist, oder wer die Erlebnisse schriftlich festhält
  • Vorbesichtigung der Unterkunft und des Ortes durch den Lehrer ist empfehlenswert
  • eventuell zweiter Elternabend mit konkreter Absprache wichtiger Einzelheiten und Vorstellung des endgültigen Programms oder Elternbrief mit genauen Angaben zur Fahrt, wie Adresse und Rufnummer der Unterkunft
  • Schriftliche Erklärung der Eltern einholen zu Ge- und Verboten, sowie Angabe von besonderen gesundheitlichen Umständen
  • Unterkunft gegebenenfalls über besondere Essgewohnheiten von Schülern informieren, z. B. Vegetarier, Allergiker, Moslem (kein Schweinefleisch)
  • Erste Hilfe-Koffer zusammenstellen
  • Verhaltensregeln mit der Klasse besprechen, wie Verhalten beim Essen oder Einhaltung der Nachtruhe und mögliche Konsequenzen aufführen
  • Telefon-/Adressverzeichnis aller Erziehungsberechtigten mitnehmen
  • Adresse und Telefonnummer der Unterkunft, sowie Programmablauf mit Terminen beim Schulleiter hinterlegen
  • Telefonnummer der Schule und evtl. Privatnummer des Schulleiters für Notfälle notieren
  • Reiseunterlagen mit allen Vouchern und Eintrittskarten mitnehmen
  • Ausweise (Personal-/Kinderausweis bzw. Reisepass, Schülerausweis) nicht vergessen
  • Schulbescheinigung zur Vorlage bei Museen z. B. für vergünstigte Eintritte
  • eventuell für Spiele und Musik sorgen
  • Zimmer- bzw. Häusereinteilung im Vorfeld klären, um ein Durcheinander vor Ort zu vermeiden
  • prüfen, ob Bettwäsche und Handtücher mitzubringen sind
  • während der Klassenfahrt können diverse Aufgaben vergeben werden, z. B. wer kocht oder abräumt
  • Fotos und Videos über Klassenfahrt anfertigen
  • Zusammenfassung der Tagesaktivitäten anfertigen bzw. Erfahrungsbericht schreiben
  • Durchführung von besonderen Projekten zu aktuellen Themen
  • Nachbearbeitung der Klassenfahrt:
    • Reflexionsgespräch über Eindrücke und Erlebnisse während der Klassenfahrt
    • Artikel für Schülerzeitung, Wandzeitung oder Pressebericht
    • Abschluss der Klassenfahrten-Dokumentation
  • Abrechnung der Gesamtkosten
  • Aufstellung der Kosten zur Vorlage bei den Zuschussgebern
  • Elternbrief mit Abrechung und gegebenenfalls Rückerstattung von Restgeld – sowie Einladung zum Elternabend mit Foto- und/oder Videopräsentation

 

Klassenfahrten, Abschlussfahrten, Studienfahrten und Ski-Klassenfahrten: Als erfahrener Dienstleister sind wir seit über 35 Jahren zuverlässiger Partner für Pädagogen, Eltern und Schüler. Sprechen Sie uns gerne kostenlos und unverbindlich an, wenn Sie eine Klassenfahrt planen – wir haben immer eine gute Idee für Sie: Telefon 08662-6680-0.
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